Tạo Pivottable Để Phân Tích Dữ Liệu Trang Tính
Chọn các ô bạn muốn dùng để tạo PivotTable. Dữ liệu của bạn không được có bất kỳ hàng hay cột trống nào. Dữ liệu chỉ được có một đầu đề hàng. Bên dưới , chọn . Trong , hãy xác minh dải ô. Bên dưới , hãy chọn trang tính để đặt pivottable vào trang tính mới hoặc trang tính , rồi chọn vị trí bạn muốn pivottable xuất hiện. Chọn . Để thêm trường vào PivotTable của bạn, hãy chọn hộp kiểm tên trường trong ngăn . Các trường đã chọn được thêm vào khu vực mặc định: các trường không phải là số được thêm vào , các phân cấp ngày và giờ được thêm vào và các trường số được thêm vào . Để di chuyển trường từ khu vực này sang khu vực khác, hãy kéo trường đến khu vực đích.Tạo PivotTable
Dựng PivotTable của bạn
Trước khi bắt đầu:
-
Bạn nên sắp xếp dữ liệu của mình theo định dạng bảng và không chứa bất cứ hàng hoặc cột trống nào. Tốt nhất, bạn có thể sử dụng Bảng Excel giống như trong ví dụ ở trên.
-
Bảng là nguồn dữ liệu PivotTable tuyệt vời vì các hàng được thêm vào bảng sẽ tự động được đưa vào PivotTable khi bạn làm mới dữ liệu và bất cứ cột mới nào cũng sẽ được đưa vào Danh sách . Nếu không, bạn cần thay đổi dữ liệu nguồn cho PivotTable, hoặc sử dụng công thức phạm vi có tên động.
-
Kiểu dữ liệu trong cột phải giống nhau. Ví dụ: bạn không nên kết hợp ngày tháng và văn bản vào cùng một cột.
-
PivotTable hoạt động tức thời với dữ liệu của bạn, được gọi là bộ đệm ẩn nên dữ liệu thực tế của bạn không bị thay đổi theo bất kỳ cách nào.
Tạo PivotTable
Nếu bạn chưa có nhiều trải nghiệm với PivotTable hoặc không chắc chắn về cách bắt đầu, bạn nên sử dụng . Khi bạn sử dụng tính năng này, Excel xác định một bố trí có ý nghĩa bằng cách khớp dữ liệu với các khu vực phù hợp nhất trong PivotTable. Tính năng này sẽ cho bạn một điểm khởi đầu để thử nghiệm thêm. Sau khi tạo PivotTable được đề xuất, bạn có thể khám phá các hướng khác nhau và sắp xếp lại các trường để đạt được k 871;t quả cụ thể của bạn.
Bạn cũng có thể tải xuống hướng dẫn Tạo PivotTable đầu tiên mang tính tương tác của chúng tôi.
-
Bấm vào một ô trong dải ô của bảng hoặc dữ liệu nguồn.
-
Excel sẽ phân tích dữ liệu của bạn và hiển thị cho bạn một số tùy chọn, chẳng hạn như trong ví dụ sử dụng dữ liệu chi phí hộ gia đình này.
-
Chọn PivotTable có vẻ phù hợp nhất với bạn và nhấn . Excel sẽ tạo PivotTable trên một trang tính mới và hiển thị Danh sách .
-
Bấm vào một ô trong dải ô của bảng hoặc dữ liệu nguồn.
-
Nếu bạn đang sử dụng Excel for Mac 2011 hoặc phiên bản cũ hơn, nút PivotTable sẽ nằm trên tab trong nhóm .
-
Excel sẽ hiển thị hộp thoại với tên dải ô hoặc bảng được chọn. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng bảng có tên "tbl_HouseholdExpenses".
-
Trong mục , chọn hoặc . Đối với , hãy chọn ô nơi bạn muốn đặt PivotTable.
-
Bấm vào và Excel sẽ tạo một PivotTable trống, đồng thời hiển thị danh sách .
Trong vùng ở trên cùng, chọn hộp kiểm tương ứng với trường bất kỳ mà bạn muốn thêm vào PivotTable. Theo mặc định, các trường không phải là số sẽ được thêm vào vùng , các trường ngày và giờ sẽ được thêm vào vùng và các trường số sẽ được thêm vào vùng . Bạn cũng có thể kéo và thả thủ công bất cứ mục có sẵn nào vào bất cứ trường PivotTable nào hoặc nếu bạn không muốn có mục nào đó trong PivotTable nữa, chỉ cần kéo mục đó ra kh ỏi danh sách Trường hoặc bỏ chọn mục đó. Khả năng sắp xếp lại các mục Trường là một trong các tính năng PivotTable giúp bạn dễ dàng thay đổi hình thức PivotTable một cách nhanh chóng.
Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong khu vực sẽ được hiển thị dưới dạng . Nếu Excel hiểu dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản thì dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng . Đây là lý do tại sao bạn cần đảm bảo không kết hợp các kiểu dữ liệu cho các trường giá trị. Bạn có thể thay đổi tính toán mặc định bằng cách bấm vào mũi tên bên phải tên trường, rồi chọn tùy chọn .
Tiếp theo, thay đổi tính toán trong mục . Lưu ý rằng khi bạn thay đổi phương pháp tính toán, Excel sẽ tự động gắn thêm phương pháp đó vào mục , như "Tổng của tên_trường" nhưng bạn có thể thay đổi mục đó. Nếu bạn bấm vào nút , bạn có thể thay đổi định dạng số cho toàn bộ trường.
Sau khi bạn đã mở hộp thoại , bạn có thể đưa ra lựa chọn của mình từ tab .
Chỉ cần kéo mục vào mục hai lần, bấm chuột phải vào giá trị và chọn , rồi đặt các tùy chọn và cho từng mục.
Nếu bạn đã tạo PivotTable và quyết định bạn không muốn sử dụng PivotTable đó nữa thì bạn chỉ cần chọn toàn bộ dải ô PivotTable, rồi nhấn vào . Thao tác này sẽ không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến dữ liệu khác hoặc PivotTable hay biểu đồ xung quanh đó. Nếu PivotTable của bạn nằm trên một trang tính riêng không chứa dữ liệu nào khác mà bạn muốn giữ, việc xóa trang tính đó là cách nhanh nhất để loại bỏ PivotTable.
Hiển thị nguồn dữ liệu và đích mà pivottable sẽ được chèn và cung cấp một số pivottable được đề xuất.. Để sử dụng PivotTable đề xuất, hãy cuộn cho đến khi bạn thấy tùy chọn mình muốn, rồi chọn . sẽ xuất hiện.
Nếu muốn, bạn có thể thay đổi cho dữ liệu pivottable và ô nơi bạn muốn đặt pivottable. Ô đích sẽ nằm ngoài bảng nguồn hoặc phạm vi.
-
Trong ngăn chèn PivotTable, hãy chọn nối kết bên cạnh hoặc nối kết bên cạnh . Ngăn chèn các thay đổi của PivotTable: và làm theo các bước xuất hiện.
-
Để thay đổi đích, hãy chọn trang tính hoặc trang tính bên dưới , rồi làm theo các bước xuất hiện.
-
Sau khi bạn đã mở hộp thoại , bạn có thể đưa ra lựa chọn của mình từ tab .
-
Chỉ cần kéo mục vào mục hai lần, rồi đặt các tùy chọn và cho từng mục.
Trong khu vực ở trên cùng, chọn hộp kiểm tương ứng với trường bất kỳ mà bạn muốn thêm vào PivotTable. Theo mặc định, các trường không phải là số sẽ được thêm vào khu vực , các trường ngày và giờ sẽ được thêm vào khu vực và các trường số sẽ được thêm vào khu vực . Bạn cũng có thể kéo và thả thủ công bất cứ mục có sẵn nào vào bất cứ trường PivotTable nào hoặc nếu bạn không muốn có mục nào đó trong PivotTable nữa, chỉ cần kéo mục đó ra khỏi danh sách Trường hoặc bỏ chọn mục đó. Khả năng sắp xếp lại các mục Trường là một trong các tính năng PivotTable giúp bạn dễ dàng thay đổi hình thức PivotTable một cách nhanh chóng.
Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong khu vực sẽ được hiển thị dưới dạng . Nếu Excel hiểu dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản thì dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng . Đây là lý do tại sao việc đảm bảo bạn không kết hợp các kiểu dữ liệu cho các trường giá trị lại quan trọng. Bạn có thể thay đổi tính toán mặc định qua việc trước tiên bấm vào mũi tên bên phải tên trường, rồi chọn tùy chọn .
Tiếp theo, thay đổi tính toán trong mục . Lưu ý rằng khi bạn thay đổi phương pháp tính toán, Excel sẽ tự động gán phương pháp đó vào mục , như "Tổng Tên Trường" nhưng bạn có thể thay đổi mục đó. Nếu bạn bấm vào nút , bạn có thể thay đổi định dạng số cho toàn bộ trường.
Nếu bạn thêm dữ liệu mới vào nguồn dữ liệu PivotTable của mình, mọi PivotTable được xây dựng trên nguồn dữ liệu đó cần được làm mới. Để làm mới PivotTable, bạn có thể bấm chuột phải vào bất kỳ đâu trong dải ô PivotTable, rồi chọn .
Nếu bạn đã tạo PivotTable và quyết định bạn không muốn sử dụng PivotTable đó nữa thì bạn chỉ cần chọn toàn bộ dải ô PivotTable, rồi nhấn vào Xóa. Thao tác này sẽ không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến dữ liệu khác hoặc PivotTable hay biểu đồ xung quanh đó. Nếu PivotTable của bạn nằm trên một trang tính riêng không chứa dữ liệu nào khác mà bạn muốn giữ, việc xóa trang tính đó là cách nhanh nhất để loại bỏ PivotTable.